ISO 30300-2020 PDF

Полное наименование и описание

ISO 30300:2020 — Information and documentation — Records management — Core concepts and vocabulary. Стандарт задаёт основные термины и определения, используемые в области управления документами и архивами, служит фоновой базой для других стандартов серии по системам управления документами.

Аннотация

Документ содержит согласованный набор терминов и определений, относящихся к ключевым концепциям управления записями (records management). Стандарт не ограничивает возможность введения новых терминов в работе технического комитета ISO/TC 46/SC 11, но устанавливает ядро понятий, используемых в стандартах серии ISO 30300.

Общая информация

• Статус: Published (публикован).
• Дата публикации: апрель 2020 (второе издание, 2020-04).
• Организация-издатель: International Organization for Standardization (ISO), технический комитет ISO/TC 46/SC 11.
• ICS / категории: 01.040.01; 01.140.20.
• Редакция / версия: Издание 2 (2020).
• Количество страниц: ~17 страниц (в официальной публикации ISO указано 17 стр.).

Информация о статусе, дате, издании и объёме документа взята из официальных данных ISO. Также имеется рабочий проект по дальнейшей редакции стандарта.

Область применения

Стандарт применим как фон для всех организаций и профессионалов, работающих с управлением записями: он определяет терминологию и основные понятия, которые используются при проектировании, внедрении и оценке систем управления записями (MSR). ISO 30300 служит базой для согласованного понимания терминов между организациями, аудиторами и поставщиками решений.

Ключевые темы и требования

• Единая терминология и определения основных понятий records management (записи, управление записями, метаданные, жизненный цикл записи и т.д.).
• Определение ролей и терминологии, используемой в системах управления записями (MSR).
• Связь с требованиями и руководствами по внедрению MSR (связь с ISO 30301 и ISO 30302), обеспечение совместимости понятий при сертификации и аудите систем управления записями.

Применение и пользователи

Основные пользователи стандарта — специалисты по управлению записями и архивированию, службы информационного управления и корпоративной безопасности, руководители проектов по внедрению MSR, аудиторы и консультанты, разработчики и поставщики систем электронного документооборота и архивного хранения. Стандарт полезен организациям любого типа, которые хотят выстроить единую терминологию и основу для согласования требований по учёту, хранению и доступу к записям.

Связанные стандарты

ISO 30300 образует часть серии «Management systems for records». Ключевые связанные документы: ISO 30301:2019 — Management systems for records — Requirements (требования к MSR) и ISO 30302:2022 — Guidelines for implementation (руководство по внедрению). Также серия ориентирована на согласование с ISO 15489 (Records management — Concepts and principles). Эти документы используются вместе: ISO 30300 даёт терминологию, ISO 30301 — требования, ISO 30302 — практические рекомендации по реализации.

Ключевые слова

управление записями; records management; терминология; система управления записями; MSR; метаданные; жизненный цикл записей; ISO 30300.

FAQ

В: Что это за стандарт?

О: ISO 30300:2020 — международный стандарт, определяющий базовые понятия и терминологию в области управления записями (records management). Он не содержит требований к системе, а фиксирует единый словарь и ключевые концепции.

В: Что он регулирует?

О: Стандарт не «регулирует» в смысле обязательных требований, а описывает и унифицирует термины и определения, применяемые при создании, хранении, управлении и доступе к записям; служит основой для требований (например, ISO 30301) и для руководств по внедрению (например, ISO 30302).

В: Кто обычно использует?

О: Профессионалы по архивированию и records management, специалисты по информационному управлению, юридические службы, IT‑архитекторы, аудиторы MSR, а также организации при разработке политик и процедур по ведению и хранению записей.

В: Он актуален или заменён?

О: На момент подготовки карточки ISO 30300:2020 является действующим изданием (published, 2020). В то же время отмечается, что серия может пересматриваться: для ISO 30300 зарегистрирован рабочий проект по редакции (планируется новая редакция/AWI). Поэтому стандарт актуален, но находится в регулярном цикле пересмотра.

В: Это часть серии?

О: Да — ISO 30300 — часть серии «Management systems for records», в которую входят, как минимум, ISO 30301 (требования к MSR) и ISO 30302 (руководство по внедрению); все эти документы взаимосвязаны и используются совместно.

В: Какие ключевые слова?

О: records management; система управления записями; терминология; жизненный цикл записи; метаданные; политика по записям; MSR; ISO 30300.