ISO 23081-2-2021 PDF

Полное наименование и описание

Стандарт ISO 23081-2:2021 — «Information and documentation — Metadata for managing records — Part 2: Conceptual and implementation issues». Предоставляет концептуальную основу и практические рекомендации по определению и внедрению элементов метаданных, необходимых для управления записями (records) в разных средах и для обеспечения их подлинности, целостности, пригодности и межсистемной совместимости.

Аннотация

Документ устанавливает рамки для определения элементов метаданных в соответствии с принципами ISO 23081‑1 и описывает ключевые решения, которые необходимо принять при разработке метаданных: выбор элементов, уровни агрегирования, наследование значений, требования к реестрам и формам представления, а также вопросы управления метаданными во времени. Стандарт не навязывает единственное техническое решение, а рассматривает варианты и пути принятия решений для практической реализации.

Общая информация

• Статус: Опубликован.
• Дата публикации: август 2021 г.
• Организация-издатель: International Organization for Standardization (ISO).
• ICS / категории: 01.140.20 (информационно‑документационная деятельность; управление записями).
• Редакция / версия: Издание 2 (ISO 23081-2:2021), пересмотр предыдущей редакции 2009 г.
• Количество страниц: 33.

Область применения

Стандарт предназначен для организаций и специалистов, разрабатывающих и внедряющих схемы метаданных для управления записями — как в аналоговой, так и в цифровой среде. Он применим при проектировании реестров метаданных, описании связей между записями и контекстными сущностями, при выработке правил захвата, хранения, передачи и долгосрочного сохранения метаданных с целью обеспечения пригодности, достоверности и интероперабельности записей.

Ключевые темы и требования

• Метаданные как набор концептуальных сущностей: идентификация сущностей, их взаимосвязи и уровни агрегирования.
• Категории универсальных элементов метаданных: идентификационные, описательные, эксплуатационные, плановые события и история событий, отношения между объектами.
• Варианты агрегирования, наследования и повторного использования значений метаданных; управление зависимостями и модульность схемы.
• Рекомендации по разработке схемы метаданных: выбор элементов, кодировочные схемы, уровни обязательности, повторяемость, документирование и машинно‑читаемые представления.
• Практические вопросы внедрения: централизованные vs децентрализованные репозитории, методы захвата и регистрации метаданных, связывание метаданных с объектами‑записями, учет требований к отбору и передаче, обеспечение долговременной управляемости.
• Управление метаданными во времени и поддержание интероперабельности при организационных и технологических изменениях.

Применение и пользователи

Основные пользователи стандарта — менеджеры по работе с записями и архивисты, специалисты по информационному управлению и комплаенсу, IT‑архитекторы и разработчики систем управления документами/записями, специалисты по цифровому сохранению и менеджеры метаданных. Стандарт пригоден для государственных учреждений, корпораций, архивов и организаций любой отрасли, которым требуется формализовать метаданные для обеспечения доказуемости, совместного использования и долгосрочного доступа к записям.

Связанные стандарты

ISO 23081-2 является частью серии ISO 23081 (метаданные для управления записями). Тесно связан с ISO 23081-1 (принципы, 2017) и с тематическими материалами/рекомендациями, такими как ISO/TR 23081-3 (метод самопроверки). В нормативном или ссылочном плане документ может использоваться совместно с другими стандартами по управлению записями и системами управления (например, ISO 15489, ISO 30300 и др.).

Ключевые слова

метаданные, управление записями, metadata schema, метаданные для управления записями, интероперабельность, реестр метаданных, цифровое сохранение, агрегирование, наследование метаданных.

FAQ

В: Что это за стандарт?

О: Международный стандарт ISO 23081-2:2021, часть серии по метаданным для управления записями; описывает концептуальные и практические вопросы при разработке и внедрении метаданных.

В: Что он регулирует?

О: Не столько «регулирует», сколько задаёт рамки и рекомендации: какие категории метаданных требуются, как моделировать сущности и связи, какие решения и варианты учитывать при проектировании и внедрении схемы метаданных для обеспечения управляемости и долгосрочной пригодности записей.

В: Кто обычно использует?

О: Архивисты, менеджеры по записям, специалисты по информационному управлению, IT‑архитекторы, разработчики систем управления документами, специалисты по цифровому сохранению и аудиту — все, кто отвечает за разработку, внедрение и поддержание метаданных для записей.

В: Он актуален или заменён?

О: На настоящий момент документ действует в виде издания 2 (2021) и заменил/пересмотрел предыдущую редакцию 2009 г. — то есть является актуальной редакцией серии ISO 23081.

В: Это часть серии?

О: Да — ISO 23081-2 входит в серию ISO 23081 «Metadata for records», где Part 1 даёт принципы (ISO 23081-1:2017), а дополняющие материалы и руководства представлены в других частях/технических отчетах.

В: Какие ключевые слова?

О: метаданные, records management, metadata schema, interoperability, metadata registry, digital preservation, aggregation, inheritance.