ISO 23081-1-2017 PDF

Полное наименование и описание

ISO 23081-1:2017 — Information and documentation — Records management processes — Metadata for records — Part 1: Principles. Стандарт устанавливает принципы управления метаданными служебных документов (records) и определяет требования к метаданным, которые обеспечивают доказуемость, целостность, доступность и пригодность записей в течение их жизненного цикла.

Аннотация

Документ описывает принципы, которые лежат в основе формирования и использования метаданных для управления записями. Принципы применимы к самим записям и их метаданным, ко всем процессам, оказывающим влияние на записи, к системам, в которых они хранятся, и к организациям, ответственным за их управление. Стандарт не навязывает обязательный набор метаданных, а предлагает рамки для определения набора в зависимости от организационных и правовых требований.

Общая информация

• Статус: Published (международный стандарт, действующий).
• Дата публикации: октябрь 2017 (издание 2, опубликовано в 2017-10/31 — 2017-11 в некоторых национальных публикациях).
• Организация-издатель: Международная организация по стандартизации (ISO), технический комитет ISO/TC 46/SC 11.
• ICS / категории: 01.140.20 (Информационные науки / документация и архивы).
• Редакция / версия: Edition 2 (ISO 23081-1:2017), ревизия ISO 23081-1:2006.
• Количество страниц: прибл. 21 страница в англоязычном издании (официальный PDF).

Область применения

Стандарт предназначен для организаций любого типа и размера, которым необходимо управлять записями в бумажной и электронных средах. Он применяется к разработке политики, требованиям к системам управления записями, проектированию метаданных и оценке существующих схем метаданных с точки зрения обеспечения подлинности, надежности, целостности и пригодности записей. Стандарт полезен при разработке корпоративных реестров, систем электронного документооборота и архивных решений.

Ключевые темы и требования

• Принципы управления метаданными: привязка метаданных к целям записи и требованиям управления документами.
• Категории метаданных: метаданные о записи, о бизнес-правилах/политиках, о субъектах (агентах), о бизнес-процессах и о процессах управления записями.
• Требования к обеспечению подлинности, целостности, надежности и доступности записей через адекватные метаданные.
• Гибкость — стандарт не навязывает конкретный набор метаданных, а задаёт критерии выбора и оценки схем метаданных в контексте организации и законодательства.
• Связь с управленческими процессами и ИТ-системами: интеграция метаданных в рабочие процессы и системы хранения для поддержки доказательств деятельности.

Применение и пользователи

Практическое применение стандарта — в архивах, службах по управлению записями, ИТ-проектах по внедрению ECM/RM-систем, у разработчиков политик сохранения и уничтожения, у аудиторов соответствия и юридических служб. Пользователи применяют стандарт при проектировании схем метаданных, составлении требований к поставщикам ПО и при оценке зрелости управления метаданными.

Связанные стандарты

ISO 23081-1 является частью серии ISO 23081. Важные связанные документы: ISO 15489-1:2016 (Records management — Concepts and principles), ISO 23081-2 (Conceptual and implementation issues; обновлённая редакция опубликована позднее), а также ISO/TR 23081-3 (Self-assessment method). Эти документы вместе дают нормативную основу и практические рекомендации по определению и внедрению метаданных для управления записями.

Ключевые слова

метаданные, records management, управление записями, подлинность, целостность, доступность, политика хранения, схемы метаданных, ISO 23081.

FAQ

В: Что это за стандарт?

О: Международный стандарт ISO, часть серии ISO 23081, описывающий принципы управления метаданными служебных записей (records) с целью обеспечения их доказательной силы и долгосрочной пригодности.

В: Что он регулирует?

О: Не регламентирует конкретный набор метаданных, а устанавливает принципы и критерии для проектирования, оценки и управления метаданными в контексте процессов организации, систем и применимых требований законодательства.

В: Кто обычно использует?

О: Архивисты, специалисты по управлению записями, администраторы электронных систем документооборота, разработчики политик по сохранению информации, ИТ‑архитекторы и аудиторы соответствия.

В: Он актуален или заменён?

О: ISO 23081-1:2017 является действующей редакцией (издание 2), выпущенной в 2017 году и заменившей редакцию 2006 года; для практических реализаций рекомендуется учитывать также последующие части серии.

В: Это часть серии?

О: Да — ISO 23081 состоит минимум из трёх частей: часть 1 (принципы, 2017), часть 2 (концептуальные и практические вопросы, опубликована в более поздней редакции) и часть 3 (метод самооценки). Все части взаимосвязаны и дополняют друг друга.

В: Какие ключевые слова?

О: Метаданные, управление записями, records management, подлинность, надежность, целостность, пригодность, политика хранения, схемы метаданных.