ISO 30301-2019 PDF

Полное наименование и описание

ISO 30301:2019 — Information and documentation — Management systems for records — Requirements. Международный стандарт, устанавливающий требования к системе управления деловыми документами (Management System for Records, MSR) для обеспечения выполнения миссии и стратегических задач организации, включая политику по учёту, цели и меры по мониторингу эффективности системы.

Аннотация

Стандарт задаёт структуру и обязательные элементы системы управления записями, совместимую с «высокоуровневой структурой» ISO для систем менеджмента. В документе определены требования к разработке политики по записям, целям, процессам контроля и оценки соответствия; предусмотрены варианты подтверждения соответствия (самопроверка, подтверждение вторым лицом или сертификация третьей стороной). Стандарт тесно связан с руководящими принципами ISO 15489 по учёту и управлению записями.

Общая информация

• Статус: Опубликован (International Standard, действует).
• Дата публикации: 2019-02 (вторая редакция, 2019).
• Организация-издатель: Международная организация по стандартизации (ISO), технический комитет ISO/TC 46/SC 11.
• ICS / категории: 01.140.20 (Информационные науки / Информация и документация).
• Редакция / версия: Edition 2 (ISO 30301:2019). Стандарт был пересмотрен по сравнению с редакцией 2011 года.
• Количество страниц: 16.

Область применения

Применим к любым организациям (включая объединения организаций), которые желают внедрить, поддерживать и улучшать систему управления записями (MSR) для поддержки своей деятельности, обеспечить соответствие заявленной политике по записям и иметь возможность подтвердить соответствие посредством самооценки, верификации или независимой сертификации. Стандарт ориентирован как на бумажные, так и на электронные записи.

Ключевые темы и требования

• Требования к контексту организации и заинтересованным сторонам (определение границ MSR и влияние внешних/внутренних факторов).
• Политика по записям, цели и планирование — формирование измеримых задач и критериев результативности.
• Роли, ответственность и полномочия в рамках управления записями; обеспечение компетентности и ресурсов.
• Операционная часть: управление процессами, создание, приём, хранение, защита, доступ и утилизация записей.
• Мониторинг, оценка эффективности, внутренние аудиты и непрерывное улучшение MSR.
• Согласованность со структурой других стандартов систем менеджмента (HLS/Annex SL) и связь с ISO 15489.

Применение и пользователи

Актуален для государственных организаций, архивов, историйных отделов, коммерческих компаний, ИТ-провайдеров, юридических служб и любых подразделений, где важно управлять документальными записями и доказательной информацией. Используется как основа для внутренней политики по управлению записями и внешней сертификации систем управления.

Связанные стандарты

Составная часть серии ISO 30300 (Management systems for records). Тесно связана с ISO 15489 (Records management — Concepts and principles) и с другими стандартами по системам менеджмента, использующими общую «высокоуровневую структуру» (HLS / Annex SL). Имеются дополнения/поправки (например, Amendment 1: 2024, изменения по вопросам климатических действий).

Ключевые слова

управление записями, records management, MSR, система управления, ISO 30300, ISO 15489, политика по записям, сертификация, документирование, архивация.

FAQ

В: Что это за стандарт?

О: Международный стандарт, задающий требования к системе управления деловыми записями (MSR) для организаций, стремящихся управлять записями системно и доказуемо.

В: Что он регулирует?

О: Формулирует обязательные элементы MSR: контекст организации, руководство и политика, планирование, операционная деятельность по созданию и хранению записей, мониторинг и улучшение. Стандарт не диктует конкретные технические решения, но задаёт требования к процессам и управлению.

В: Кто обычно использует?

О: Публичные и частные организации, архивы, юридические и комплаенс-подразделения, провайдеры услуг по управлению документами и ИТ-службы — все, кто отвечает за системное управление записью и её жизненным циклом.

В: Он актуален или заменён?

О: На сегодняшний день ISO 30301:2019 — действующая вторая редакция. В 2024 году к ней опубликовано Поправочное издание (Amendment 1: 2024). Стандарт проходит запланированный пересмотр в рамках жизненного цикла ISO. Рекомендуется проверять наличие последующих поправок или новой редакции перед сертификацией.

В: Это часть серии?

О: Да — ISO 30301 входит в серию ISO 30300 (Management systems for records); базовая терминология и руководство по внедрению содержатся в смежных документах серии.

В: Какие ключевые слова?

О: records management, система управления записями, политика по записям, MSR, архивация, ISO 30300, ISO 15489.